Adictos por lo urgente

Por Carlos Francisco Restrepo P

Matriz urgente e importante

Una lectura obligada, cuando de administración del tiempo se trata, es los Siete Hábitos de la gente Altamente Efectiva, de Stephen Covey. Allí al describir el tercer hábito, Covey nos presenta su matriz de 4 cuadrantes sobre la administración del tiempo.

Con su análisis, Covey pone de presente que en el ámbito laboral el tiempo siempre está presente, las metas de la organización se relacionan con el tiempo, y tratamos de prepararnos y anticiparnos al futuro proyectando escenarios, y a través de la planeación. En este ámbito, importante es todo aquello que nos conduce y nos va a ahorrar tiempo en el proceso de lograr los resultados que queremos, y urgente es todo aquello que distrae y presiona el tiempo para desplazar (temporal o indefinidamente) dichos resultados.

A pesar de la amplia difusión de este concepto, y los ingentes esfuerzos de planeación que la mayoría de las organizaciones hacen, he notado que en muchas de ellas, la gente pasa la mayor cantidad de su tiempo en los cuadrantes 1 y 3, sin importar el nivel en el que estén, su profesión, o la localización que tengan, y esto a pesar que, al cuestionarlos, son conscientes de la necesidad de dedicar más tiempo a los asuntos importantes.  De hecho, me parece, que muchas personas, en mayor o menor medida, actúan (de forma un tanto inconsciente quizás), como si quisieran estar allí (en los cuadrantes 1 y 3), como si buscaran la sensación de premura que la urgencia brinda, en vez de la tranquilidad que la administración efectiva del tiempo ofrece.

A esto se le llama “adicción por lo urgente”.

Basta con hacerse algunas preguntas para empezar a dilucidar si quizás uno mismo se haya contagiado de éste síndrome o si está presente en su organización.

  • Siento que hago mejor mi trabajo bajo presión? (O percibo que algunos de mis compañeros parecen creerlo)
  • Mi rendimiento se incrementa cuando tengo que manejar una situación de crisis (O percibo que algunos de mis compañeros parecen creerlo)
  • Consulto mi correo electrónico, y mi celular, o doy respuestas a mensajes, mientras atiendo a otras personas o participo de reuniones de trabajo, o incluso cuando conduzco o cuando estoy con mi familia? (O veo que algunos mis compañeros de trabajo, jefes, o directivos lo hacen)
  • Considero que es normal desayunar o almorzar mientras trabajo? (O esto es una práctica común de muchas personas en mi organización)
  • Ver la bandeja de salida de mi correo electrónico llena, me hace sentir que fue un día productivo? (O percibo que algunos de mis compañeros parecen creerlo)
  • Me siento incómodo cuando me piden apagar mi celular durante capacitaciones o talleres, pues siento que debo estar conectado todo el tiempo? (O veo que algunos de mis compañeros se sienten incómodos con ello)
  • Me siento productivo cuando tengo mi agenda apretada? (O percibo que algunos de mis compañeros, jefes o directivos parecen sentirlo)
  • Esperar una noticia sobre algún asunto de mi trabajo me produce ansiedad, y esta aumenta cuando la noticia se retrasa más de lo esperado? (O veo que a algunos de mis compañeros les pasa)
  • Considero que ser convocado a capacitaciones, u otras actividades similares, retrasa mi trabajo, y va a aumentar mi carga laboral? (O percibo que algunos de mis compañeros, jefes o directivos parecen sentirlo)
  • A menudo me siento frustrado por la lentitud de la gente, la tecnología y las cosas que me rodean. Me molesta esperar o hacer cola? (O veo manifestaciones frecuentes de disgusto o frustración por parte de algunas personas de la organización en tal sentido)

Me resulta intrigante el porqué de estos comportamientos (en los que yo mismo caigo, por supuesto), si las personas sabemos que esto nos hace perder tiempo, y que por tanto va en contra de nuestro propio trabajo. ¿Cuál puede ser la causa de la Adicción por lo Urgente? Se me ocurrió que quizás la respuesta esté en la siguiente anécdota, surgida en una capacitación de trabajo en equipo en la que participé hace algunos años, con un grupo de ejecutivos de una empresa multinacional:

Como en muchos talleres de formación, propuse una serie de ejercicios que implicaban la utilización de recursos intelectuales y físicos para la solución de retos, y además, en algunos de ellos, utilicé la vieja estrategia de dividir el grupo participante en equipos y ponerlos a competir entre ellos.

En el climax de uno de esos ejercicios de competencia, cuando la ansiedad de los participantes estaba en el mayor punto, un integrante de uno de los equipos le gritó a uno de sus compañeros, ”métale gasolina”, como buscando que hiciera las cosas más rápido.  Sorpresivamente, y de forma casi inmediata, otro integrante del equipo le corrigió “gasolina no, adrenalina”.  Resulta evidente que la adrenalina si estaba fluyendo, al menos en los dos que gritaron.

He concluido que, en alguna medida, la adrenalina es responsable de nuestra adicción por lo urgente. Debo aclarar que soy ingeniero, y que mis conocimientos sobre la adrenalina son limitados y proceden de las mismas fuentes de información a las que la mayoría de las personas tienen acceso, pero también de mi propia experiencia trabajando con personas. Por tanto espero que al presentar mi conclusión, no se llegue a pensar que tengo ínfulas de neurólogo, médico, psiquiatra o psicólogo, y de antemano me excuso por las imprecisiones que llegare a tener.

extremosEl caso es que la urgencia, produce una cierta sensación de peligro y conlleva consigo algo de ansiedad (o mucha). Un incendio produce mayor sensación de peligro y mayor ansiedad que una llamada telefónica en medio de una reunión, pero ambas se presentan de forma inoportuna y conllevan un sentido de urgencia. La adrenalina, como la mayoría sabemos, aparece como una respuesta natural ante situaciones de peligro y ansiedad. Es ampliamente conocido que los deportes extremos generan grandes flujos de adrenalina, y que es precisamente esa explosión de adrenalina lo que se busca en su práctica.

Entre sus principales efectos está el aumento del ritmo cardíaco, la concentración de glucosa en la sangre, la contracción de los vasos sanguíneos y la dilatación de las vías respiratorias; todo esto encaminado a un aumento del flujo sanguíneo hacia los músculos y de oxígeno a los pulmones, con el correspondiente incremento en la energía corporal; así mismo se dilata la pupila para tener una mejor visión y se agudiza la percepción en general. De allí que se tenga la sensación de que el tiempo corre más lentamente y se reaccione con mayor asertividad. La función básica de la adrenalina consiste en generar una eficaz adaptación al estrés, y una mejor respuesta a una determinada circunstancia. El problema es que se siente bien.

Pero ahí no acaba todo, la adrenalina se suma a otra hormona que se denomina dopamina, que los científicos señalan como el actor desencadenante del sistema de recompensas del cerebro. El caso es que parece haber una relación directa entre la dopamina y la motivación a hacer algo, y en tal sentido la dopamina impulsa sentimientos de gozo y refuerzo para motivar a una persona a realizar ciertas actividades.

Neurotrasnmisores

La emoción de la victoria inicia con el desafío mismo, el ansia de ganar, y allí está la dopamina como disparador, y es reforzada por la adrenalina que da herramientas para la acción. Por ello somos competitivos, por eso nos gustan los retos.

Pero esta sensación no solo se obtiene en los deportes extremos, o cuando ganamos en un juego, o una competencia, o una discusión, o cuando obtenemos un contrato o nos dan un ascenso, sino que también se hace presente en situaciones cotidianas, como cuando consultamos el celular para revisar el comportamiento de nuestras redes sociales, y encontramos un “Like” a lo que hemos publicado, o para echar un vistazo al chat y ver cuántas personas nos han escrito, o para saber cuántos correos electrónicos hemos recibido, o para ver quién nos está llamando. En tan simple acción, la curiosidad previa es el desafío, por ello, es justamente antes de consultar el celular que la dopamina se hace presente y obtenemos nuestra pequeña recompensa (relacionada quizás con la necesidad de ser reconocidos o recordados), y es ese impulso, esas ganas de obtener la recompensa, lo que nos motiva a repetir muchas veces la misma acción de consultar el celular. Y así sucede con muchas de las cosas que hacemos.

Creo que Lewis Carroll lo intuyó, y de allí este aparte del capítulo IV de Alicia en el País de las Maravillas:

“A todo esto, había conseguido llegar hasta un pequeño dormitorio, muy ordenado, con una mesa junto a la ventana, y sobre la mesa (como esperaba) un abanico y dos o tres pares de diminutos guantes blancos de cabritilla. Cogió el abanico y un par de guantes, y, estaba a punto de salir de la habitación, cuando su mirada cayó en una botellita que estaba al lado del espejo del tocador. Esta vez no había letrerito con la palabra «BEBEME», pero de todos modos Alicia lo destapó y se lo llevó a los labios.

Alicia

Estoy segura de que, si como o bebo algo, ocurrirá algo interesante –se dijo–. Y voy a ver qué pasa con esta botella. Espero que vuelva a hacerme crecer, porque en realidad, estoy bastante harta de ser una cosita tan pequeña” NFT

Y es que la Dopamina y la Adrenalina hacen que sintamos cosas interesantes.

Al final el concepto es simple, no es en sí lo urgente lo que nos atrae, son las sensaciones que surgen a partir de lo urgente lo que queremos. Tener esas sensaciones, obtener las recompensas que la Dopamina y la Adrenalina nos dan, es un gran motivador para centrarnos en lo urgente, dejando de lado, o aplazando, lo importante, y de allí que perdamos tanto tiempo.  Lo malo es que todo esto pasa sin que apenas nos demos cuenta.

Es peligrosa la adicción por lo urgente, pues como se indicó al principio de este escrito, se opone o retrasa el logro de las metas y al cumplimiento de los objetivos que queremos alcanzar, y es uno de los principales lastres que dificultan realizar cualquier proceso de cambio que una organización necesite realizar o quiera emprender. Adicionalmente y para aumentar el riesgo, es sumamente contagiosa: por un lado, líderes adictos a lo urgente, generan seguidores adictos por lo urgente, simplemente por el poder del ejemplo y por la presión que generan. Lo peor es que siempre se encontrará una excusa válida, que el mundo cambia con rapidez y es impredecible, que los clientes cambian de opinión, que la licitación tiene una fecha límite muy corta, que una emergencia es impredecible, etc, etc.  Y seguramente todo ello es verdad, pero creo que valdría la pena cuestionarse ¿es ello la regla general?, ¿algunas de estas situaciones se podrían haber previsto, o podríamos habernos preparado para ellas?

Adicionalmente, el principio de interdependencia organizacional, implica que el aplazar cosas importantes en mi trabajo tiene impacto no solo en mí, sino también en el trabajo de otros. Tal y como se desprende de la Matriz de Covey con la que inicie este escrito, si algunas personas de la organización pasan más tiempo en lo urgente que en lo importante, terminarán por afectar el trabajo de otras personas, que cada vez tendrá una mayor cantidad de asuntos urgentes (que podrían haberse evitado), y así sucesivamente hasta que toda la organización viva sumida en lo urgente.

Mafalda

Es claro que nuestro cerebro es mucho más complejo de lo que la mayoría logramos dilucidar, y de seguro la adrenalina y la dopamina nos juegan algunas malas pasadas (y buenas también), actuando sobre nosotros sin que nos demos cuenta y a pesar de lo que queramos.

Quizás una solución sencilla que podríamos implementar sea la de dar sentido de urgencia a lo importante, y aprovechar el poder de nuestro sistema de recompensas, recompensando la dedicación a lo importante, acogiendo las herramientas que la Neurociencia hoy le brinda al mundo organizacional, y así, poder pasar más tiempo en el cuadrante II de la matriz de Covey.  Pero claramente, y más de fondo, la solución está en hacernos un poco más conscientes de cómo manejamos nuestro tiempo, y por supuesto de cómo funciona nuestro cerebro, para, de forma intencional, aprovechar mejor nuestras propias posibilidades y capacidades.

6 comentarios

Alexandra Jiménez

Excelente!!.. El mundo va muy rápido y muchas veces los seres humanos nos sentimos más productivos si vamos a la misma velocidad, así realmente la agregación este orientada a lo urgente y lo importante va quedando relegado , siendo en muchas ocasiones lo realmente transformador.

Carlos Santiago Díez Velásquez

El Sentido de Urgencia es un Mecanismo de Protección inherente a la naturaleza del Ser Humano, y cuando lo aplicamos suele estar orientado a cubrir un «vacío en nuestra propia Seguridad» sobre alguna actividad o evento que se presenta o va a presentar.
Pues de hecho, cuando trabajamos en algo donde «Nos sentimos Seguros», afincamos mejor nuestro Sentido de Análisis y profundidad en aquellos aspectos que en realidad son importantes, debido a que hay tiempo suficiente para meditar y No hay que correr.
En síntesis, creo que existe una Correlación Directa entre el Sentido de Urgencia y la Inseguridad, así como también lo hay entre la Identificación de lo Importante y la Seguridad.

Santiago Restrepo

Que articulo tan acertado, creo que esa es la razón principal para hacer que la adaptación a los cambios del entorno por parte de las empresas sea lenta y poco acertada.

Gloria Arboleda

Efectivamente nos dejamos llevar por el ascelere en q el mundo camina y sin darnos cuenta permitimos q lo «urgente» desplace cada vez a lo realmente importante, hay q hacer un pare individual y atrevernos a reaccionar para corregir en realidad lo q debemos cambiar.

Alberto Merlano

Muy buen aporte. Hay también un disfrute de los retos, no solo de los que están acompañadas de la sensación de urgencia, consistente en el placer de aprender de nosotros mismos cuando los enfrentamos y crecer como personas y profesionales en el proceso .

Kiersten

I couldn’t resist commenting. Well written!

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